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建設書類の保存期間と保存方法【罰則あり】

建設会社の書類整理を頼まれたけど、勝手に処分してもよいのかな?

先輩に聞いても言ってること違うしなぁ。

 

この記事を読めば、
各書類の「保存期間処分してしまった場合の罰則保存する際の注意点」がわかるよ!

結論

書類の整理をする際は、保存期間を把握しなければなりません。

この記事を保存しておけば、書類を処理する際の問題は解決されます。

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保存してないと、どうなるの?

書類保存の疑問

建設会社ではさまざまな書類が保管されています。
それを個人の判断で捨ててしまうと以下のような問題が発生します。

書類を処分する際は注意を払いましょう!

法令違反になる可能性がある

該当する建設業法

建設業法第31条「報告及び検査」
国土交通大臣は、建設業を営むすべての者に対して、都道府県知事は、当該都道府県の区域内で建設業を営む者に対して、特に必要があると認めるときは、その業務、財産若しくは工事施工の状況につき、必要な報告を徴し、又は当該職員をして営業所その他営業に関係のある場所に立ち入り、帳簿書類その他の物件を検査させることができる。

国土交通省:建設業法第31条

したがって、
各書類の保存期間が満たないものを捨ててしまうとその検査に答えることができません。

建設業法上違反となる行為

1.建設業を営む営業所に帳簿及び添付書類が備え付けられていなかった場合

2.帳簿及び添付書類は備付けられていたが、5年間保存されていなかった場合

3.発注者から直接請け負った建設工事の完成図等の営業に関する図書が、10年間保存されていなかった場合

国土交通省建設用法令順守ガイドライン(第7版)参照

違反行為に対する罰則

建設業法第55条
次の各号のいずれかに該当する者は、10円以下の過料に処する。
1. 第12条(第17条において準用する場合を含む。)の規定による届出を怠つた者
2. 正当な理由がなくて第25条の13第3項の規定による出頭の要求に応じなかつた者
3. 第40条の規定による標識を掲げない者
4. 第40条の2の規定に違反した者
5. 第40条の3の規定に違反して、帳簿を備えず、帳簿に記載せず、若しくは帳簿に虚偽の記載をし、又は帳簿若しくは図書を保存しなかつた者

建設業法令情報提供サイト

従事者の労働災害が起きたときに必要になる

建設現場では、ケガをしたり病気になったりはよくあります。

そのケガや病気には、「ムチウチ・じん肺・難聴」など従事中に症状がでない疾病もあります。

そういった、従事後に発症した場合にその現場で従事していた証明書類が必要になりますし、
法令に基づいて、正しく資格を持った職員が現場の監督にあたっていたことの証明にも必要になります。

金銭トラブルなど施工後のトラブルの際に必要になる

公共工事では、めったにありませんが工事代金の未払いなどがあります。

「仕上がりがよくない・施工不良がある」などクレームをつけてきたりします。

実態は、資金繰りが苦しく支払う資金がなく時間稼ぎをしている事例があります。

そういった場合に、工事の品質等を証明する書類が必要になります。

建設書類の保存期間

書類の保存期間
 

建設業法に定められている書類が以下になります。

保存不要の書類

  • 衛生日誌
  • 衛生管理者の職務上(巡視等)の記録
  • 産業医の職務上(巡視等)の記録

3年間保存が必要

  • 安全衛生委員会議事録
  • 特別教育の記録
  • 騒音測定記録
  • クレーン過負荷制限特例記録
  • デリック過負荷制限特例記録
  • デリック点検記録
  • 移動式クレーン点検記録
  • 簡易リフト点検記録
  • 建設用リフト点検記録
  • 有機溶剤作業環境測定記録
  • 有機溶剤作業環境測定結果の評価記録
  • 鉛作業環境記録
  • 鉛作業環境測定結果の評価記録
  • 特定化学物質用局所排気装置
  • 除じん装置
  • 排ガス処理装置
  • 廃液処理装置点検記録
  • 特定化学設備またはその付属設備点検記録
  • 特定化学物質作業環境測定記録、
  • 特定化学物質作業環境測定結果の評価記録
  • 酸素欠乏危険作業場所環境測定記録
  • 粉じん用局所排気装置および除じん装置点検記録

5年保存

  • 帳簿
  • 帳簿の添付書類
  • 契約書、下請負人に支払った下請け代金の額、支払年月日及び支払い手段を証明する書類またはその写し
  • 健康診断個人票
  • 有機溶剤健康診断個人票
  • 鉛健康診断個人票
  • 四アルキル鉛健康診断個人票
  • 特定化学物質等健康診断個人票
  • 特別管理物質は30年間保管
  • 放射性物質濃度測定記録

7年保存

  • 粉塵作業環境測定記録
  • 粉塵作業環境測定結果の評価記録

10年保存

  • 営業に関する図書
  • 工事内容に関する発注者との打ち合わせ記録
  • 完成図
  • 施工体系図

30年保存

  • 特別管理物質製造
  • 取扱作業記録
  • 特定化学物質等健康診断個人票
  • 特定化学物質等のみ
  • 電離放射線健康診断個人票

書類の整理はどうすればよいの?

書類整理

工事の案件毎に保管されるのが一般的でしょう。

しかし、そうするとスペースを圧迫し保管する場所がなくなり、保管が必要な書類まで知らずに処分してしまう恐れがあります。

それは、できる限り書類の電子化を活用することです。

電子化することで、保管スペースのコスト、整理整頓の際のコスト、誤って処分してしまうミスを削減することができます。

しかしすぐにすべてを電子化するのは難しいかと思います。

ここでは、おすすめの紙の工事書類の整理方法を紹介します。

 

たった2工程で完結するよ!

保存方法

STEP
今まで通り工事案件別に分類します。

万が一書類を見返すことを想定すると、○○工事の書類が欲しいと言われることになるため、工事案件ごとに整理すること良いです。

しかしこれだけでは、処分に困ります。

STEP
保存期間別に分類します。

各書類の保存期間を把握し、保存期間別に分けて保管するのが良いでしょう。

各書類の保存期間を覚える手間と再度分類する手間がありますが、後に書類整理するときに苦労することになるでしょう。

保存する際の注意点

本社で一括して保存してはいけなません。原則は各営業所で保存です。

 

本社に一括して保存している場合は、建設業法第55条の違反になりますので注意しましょう。

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